Darf ich während der Elternzeit Kontakt aufnehmen?

Kontakt ja, Arbeit nein. Informationen über wichtige Veränderungen und Einladungen zu Teamanlässen sind in Ordnung und werden meist geschätzt – vorausgesetzt, Sie haben vor der Elternzeit geklärt, ob und wie die Person das möchte. Arbeitsaufträge, Rückfragen zu laufenden Vorgängen oder die Erwartung einer Antwort gehören nicht dazu. Schreiben Sie ausdrücklich dazu: „Sie müssen darauf nicht reagieren.“

Wann sollte das Wiedereinstiegsgespräch stattfinden?

Etwa acht Wochen vor dem Rückkehrtermin. Das lässt genug Zeit, um Aufgaben neu zu verteilen, Zugänge einzurichten und bei Bedarf Fragen zu Arbeitszeit oder Umfang mit der Personalabteilung zu klären. Bei längeren Abwesenheiten oder größeren Veränderungen im Team kann ein erstes, kürzeres Gespräch schon drei Monate vorher sinnvoll sein.

Hat die Person Anspruch auf ihre alten Aufgaben?

Das ist eine arbeitsrechtliche Frage, die Sie nicht allein beantworten sollten. Klären Sie vor dem Gespräch mit der Personalabteilung, welche Tätigkeit nach Vertrag und Rechtslage angeboten werden muss und welchen Spielraum Sie haben. Im Gespräch selbst sprechen Sie ehrlich über das, was Sie planen – und machen keine Aussagen dazu, worauf die Person Anspruch hat oder nicht.

Was sage ich, wenn die Person in Teilzeit zurückkommen möchte?

Hören Sie zu, notieren Sie den Wunsch mit Umfang und gewünschter Verteilung, und sagen Sie ehrlich, dass Sie das nicht allein entscheiden: „Das nehme ich auf und gebe es heute noch an die Personalabteilung. Sie meldet sich bis Freitag bei Ihnen.“ Versprechen Sie nichts („Das kriegen wir schon hin“) und lehnen Sie nichts ab („Das geht in unserem Team nicht“). Teilzeitansprüche und Vertragsänderungen sind rechtlich geregelt und gehören zur Personalabteilung.

Gilt das alles auch für Väter?

Ja, ohne Einschränkung. Gerade bei Vätern wird eine Elternzeit von einigen Monaten oft wie ein langer Urlaub behandelt – ohne Übergabe, ohne Kontaktabsprache, ohne Wiedereinstiegsgespräch. Die Folgen sind dieselben: Aufgaben sind weg, Zugänge gesperrt, das Team hat sich neu sortiert. Der Ablauf gilt unabhängig davon, wer in Elternzeit geht und wie lange.

Rückkehr aus der Elternzeit: den Wiedereinstieg planen

Anfang Januar kommt eine kurze Mail aus der Personalabteilung: „Frau Yilmaz kehrt zum 1. März aus der Elternzeit zurück.“ Sie lesen sie zweimal. Frau Yilmaz war vierzehn Monate weg. Ihre Kundenbetreuung haben sich drei Kollegen aufgeteilt, ihr größtes Projekt leitet inzwischen die Vertretung – und macht das gut. Das Team arbeitet seit dem Sommer mit einem neuen System. Und die Hälfte der Leute, mit denen Frau Yilmaz zusammengearbeitet hat, ist neu.

Viele Führungskräfte behandeln so eine Rückkehr wie das Ende eines langen Urlaubs: Schreibtisch freiräumen, Rechner hochfahren, am ersten Tag „Schön, dass Sie wieder da sind“. Tatsächlich ist die Rückkehr aus der Elternzeit ein zweites Onboarding – mit dem Unterschied, dass alle glauben, es sei keins nötig. Und es beginnt nicht acht Wochen vor dem Rückkehrtermin, sondern am letzten Tag vor der Abwesenheit.

Dieser Ratgeber gilt für Mütter und Väter gleichermaßen, für vier Monate wie für drei Jahre.

Vor der Elternzeit: das Abschiedsgespräch

Die beste Vorbereitung auf die Rückkehr ist ein 30-minütiges Gespräch kurz vor dem letzten Arbeitstag. Neben der Übergabe klären Sie dort drei Dinge:

Ob und wie Kontakt gewünscht ist. Manche möchten über jede Neuigkeit informiert werden, andere wollen ein Jahr lang nichts vom Büro hören. Beides ist legitim. Fragen Sie: „Möchten Sie in der Zeit etwas von uns hören? Und wenn ja, worüber und auf welchem Weg?“
Welche Einladungen erwünscht sind. Sommerfest, Weihnachtsfeier, der Abschied eines langjährigen Kollegen. Eine Einladung, die man ablehnen kann, wird selten übelgenommen. Eine, die ausbleibt, schon.
Den ungefähren Rückkehrtermin, soweit er schon bekannt ist – und dass Sie sich rechtzeitig vorher melden.

Halten Sie das Ergebnis in zwei Sätzen fest und legen Sie es in Ihre Unterlagen. In vierzehn Monaten wissen Sie es nicht mehr.

Während der Elternzeit: Kontakt ja, Arbeit nein

Die Elternzeit ist keine Arbeitszeit, und Ihr Kontakt sollte das nie infrage stellen. Die Grenze ist einfach: Informieren ist in Ordnung, fragen und beauftragen nicht. „Zur Info: Wir stellen im Juni auf das neue CRM um, die Schulungsunterlagen liegen im Laufwerk, falls Sie reinschauen möchten“ ist Kontakt. „Kurze Frage: Wo lag noch mal die Vereinbarung mit Kunde Lorenz?“ ist Arbeit – und setzt die Person unter Druck, zu antworten.

Drei, vier Kontakte im Jahr reichen, jeweils mit dem Zusatz: „Sie müssen darauf nicht reagieren.“ Eine Ausnahme sind große Veränderungen, die die Stelle selbst betreffen – eine Umstrukturierung, ein Umzug, ein neuer Vorgesetzter. Die darf niemand aus der Zeitung oder vom Flur erfahren, auch nicht während der Elternzeit. Stimmen Sie mit der Personalabteilung ab, wer in solchen Fällen wann informiert.

Acht Wochen vorher: das Wiedereinstiegsgespräch

Rund acht Wochen vor dem Rückkehrtermin laden Sie zu einem Gespräch ein – persönlich oder per Video, 45 bis 60 Minuten. Das ist früh genug, um Aufgaben neu zu ordnen und Wünsche an die Personalabteilung weiterzugeben, und spät genug, dass die Lage nicht mehr grundsätzlich offen ist.

Bereiten Sie eine Liste vor, was sich seit dem letzten Arbeitstag verändert hat: Personen, Systeme, Abläufe, Kunden, Zuständigkeiten. Die Liste ist fast immer länger, als Sie denken, und sie ist für die Rückkehrerin wertvoller als jede Begrüßung.

Das Gespräch hat vier Teile:

Was sich verändert hat. Sie gehen die Liste durch – sachlich, ohne Bewertung. „Seit Juni arbeiten wir mit dem neuen System. Herr Brenner ist gegangen, dafür sind Frau Kurz und Herr Adam neu. Die Kundengruppe Süd betreut inzwischen Frau Ott.“
Welche Aufgaben geplant sind. Der heikelste Teil, dazu gleich mehr.
Rahmenbedingungen aus Sicht der Rückkehrerin. Fragen Sie offen, ohne ins Private zu gehen: „Gibt es feste Zeiten, die ich bei der Planung kennen sollte?“ Nicht: „Wer holt denn dann das Kind ab?“ – wie die Betreuung organisiert ist, ist ihre Sache.
Die ersten zwei Wochen. Konkret: wer sie am ersten Tag empfängt, wann die Einweisung ins neue System ist, welche erste Aufgabe wartet.

Und dann hören Sie zu. Viele Rückkehrende haben sich genau überlegt, was sie wollen – und trauen sich nicht, es zu sagen, solange niemand fragt. Die wichtigste Frage des Gesprächs lautet deshalb: „Was wünschen Sie sich für den Wiedereinstieg?“

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Die Aufgabenfrage: ehrlich statt beschwichtigend

Das größte Konfliktpotenzial liegt in einer einfachen Tatsache: Während der Abwesenheit hat jemand anderes die Aufgaben übernommen, und oft gut. Die Vertretung hat sich in das Projekt eingearbeitet, der Kunde ist zufrieden, und sie hofft, es behalten zu können. Die Rückkehrerin wiederum geht davon aus, dass es wieder ihres ist.

Treffen Sie diese Entscheidung vor dem Wiedereinstiegsgespräch, nicht im Gespräch und schon gar nicht in der ersten Teamrunde nach der Rückkehr. Klären Sie mit der Personalabteilung, welche Tätigkeit angeboten werden muss und welchen Spielraum Sie haben. Sprechen Sie dann mit beiden Seiten einzeln – zuerst mit der Vertretung, damit sie es nicht aus zweiter Hand erfährt.

Wenn die Rückkehrerin nicht alles zurückbekommt, sagen Sie es klar und begründen es mit der Sache: „Das Projekt Nordring bleibt bei Frau Ott, weil es im Mai in die Abnahme geht und ein Wechsel jetzt dem Kunden schaden würde. Für Sie habe ich die Neukunden im Bereich Süd vorgesehen, das ist ein vergleichbarer Umfang und ein Bereich, der wachsen soll. Was halten Sie davon?“ Was nicht funktioniert: Beschwichtigen („Das sortiert sich dann schon“) oder sich wegducken, bis die Person es am ersten Tag selbst merkt.

Und hüten Sie sich vor einer stillen Annahme, die viele Rückkehrende kennen: dass sie jetzt „sicher erst einmal kürzertreten“ wollen. Manche wollen das, andere wollen genau das Gegenteil. Fragen Sie, statt zu entscheiden: „Wie viel Verantwortung möchten Sie in den ersten Monaten übernehmen?“

Die ersten zwei Wochen

Die praktischen Dinge entscheiden über den ersten Eindruck, und sie werden am häufigsten vergessen:

Zugänge prüfen. Nach einem Jahr sind Passwörter abgelaufen, Berechtigungen entzogen, Postfächer umgeleitet. Lassen Sie das eine Woche vorher testen.
Ein Arbeitsplatz, der wartet. Kein Schreibtisch, auf dem noch die Ordner der Vertretung liegen.
Eine Ansprechperson für das Neue. Nicht als Aufpasser, sondern für die Frage „Wie machen wir das jetzt?“ – nach vierzehn Monaten gibt es viele davon. Wie das Patenmodell funktioniert, steht in Onboarding neuer Mitarbeiter.
Eine echte erste Aufgabe. „Kommen Sie erst mal an“ klingt freundlich und fühlt sich nach zwei Tagen wie Abstellgleis an.
Ein kurzes Gespräch nach vier Wochen. 20 Minuten: Was läuft, was hakt, was fehlt noch? Danach geht die Rückkehrerin in Ihren normalen Rhythmus der Einzelgespräche über.

Vergessen Sie das Team nicht. Sagen Sie vorher in der Runde, wer wann zurückkommt und welche Aufgaben sich verschieben. Und bedanken Sie sich bei denen, die vertreten haben – konkret, nicht pauschal. Wer vierzehn Monate zusätzliche Arbeit getragen hat und bei der Rückkehr übergangen wird, merkt sich das.

Was schiefgehen kann

Auch ein gut vorbereiteter Wiedereinstieg kann holpern. Die Kinderbetreuung fällt in der zweiten Woche aus, die Rückkehrerin ist erschöpfter als gedacht, oder sie merkt nach sechs Wochen, dass die neue Aufgabe nicht passt. Das ist kein Scheitern, sondern der Grund für das Gespräch nach vier Wochen. Wichtig ist, dass die Person weiß, dass sie so etwas bei Ihnen ansprechen kann, ohne dass es als mangelnder Einsatz gilt.

Und manchmal zeigt sich im Wiedereinstiegsgespräch, dass die Person gar nicht zurückkommen möchte, oder nicht in diesem Umfang. Auch das ist eine Information, für die Sie dankbar sein sollten – je früher, desto besser. Nehmen Sie es auf, ohne es zu bewerten, und geben Sie es an die Personalabteilung weiter.

Wo dieser Ratgeber endet

Alles, was mit Teilzeit, Stundenreduzierung, Verteilung der Arbeitszeit, Rückkehrrecht, Vertragsänderungen oder Kündigungsschutz zu tun hat, ist rechtlich geregelt und gehört zur Personalabteilung, im Zweifel zu einem Anwalt; wo es einen Betriebsrat gibt, kann auch er beteiligt sein. Als Führungskraft nehmen Sie Wünsche auf, geben sie weiter und sorgen dafür, dass eine Antwort mit Datum kommt. Was Sie nicht tun: Zusagen machen („Das mit den vier Tagen kriegen wir schon hin“) oder Wünsche vorab abblocken („Teilzeit geht bei uns im Team leider nicht“). Beides kann rechtlich heikel sein und beschädigt das Vertrauen, sobald die Personalabteilung anders entscheidet.

Ein Wiedereinstieg ist auch kein Krankenrückkehrgespräch, selbst wenn beide nach einer längeren Abwesenheit stattfinden. Es geht nicht um Gründe oder Fehlzeiten, sondern um Planung. Wie sich das Gespräch nach Krankheit unterscheidet, beschreibt der Ratgeber Krankenrückkehrgespräch führen.

Häufige Fragen zur Rückkehr aus der Elternzeit

Darf ich während der Elternzeit Kontakt aufnehmen?: Kontakt ja, Arbeit nein. Informationen über wichtige Veränderungen und Einladungen zu Teamanlässen sind in Ordnung und werden meist geschätzt – vorausgesetzt, Sie haben vor der Elternzeit geklärt, ob und wie die Person das möchte. Arbeitsaufträge, Rückfragen zu laufenden Vorgängen oder die Erwartung einer Antwort gehören nicht dazu. Schreiben Sie ausdrücklich dazu: „Sie müssen darauf nicht reagieren.“
Wann sollte das Wiedereinstiegsgespräch stattfinden?: Etwa acht Wochen vor dem Rückkehrtermin. Das lässt genug Zeit, um Aufgaben neu zu verteilen, Zugänge einzurichten und bei Bedarf Fragen zu Arbeitszeit oder Umfang mit der Personalabteilung zu klären. Bei längeren Abwesenheiten oder größeren Veränderungen im Team kann ein erstes, kürzeres Gespräch schon drei Monate vorher sinnvoll sein.
Hat die Person Anspruch auf ihre alten Aufgaben?: Das ist eine arbeitsrechtliche Frage, die Sie nicht allein beantworten sollten. Klären Sie vor dem Gespräch mit der Personalabteilung, welche Tätigkeit nach Vertrag und Rechtslage angeboten werden muss und welchen Spielraum Sie haben. Im Gespräch selbst sprechen Sie ehrlich über das, was Sie planen – und machen keine Aussagen dazu, worauf die Person Anspruch hat oder nicht.
Was sage ich, wenn die Person in Teilzeit zurückkommen möchte?: Hören Sie zu, notieren Sie den Wunsch mit Umfang und gewünschter Verteilung, und sagen Sie ehrlich, dass Sie das nicht allein entscheiden: „Das nehme ich auf und gebe es heute noch an die Personalabteilung. Sie meldet sich bis Freitag bei Ihnen.“ Versprechen Sie nichts („Das kriegen wir schon hin“) und lehnen Sie nichts ab („Das geht in unserem Team nicht“). Teilzeitansprüche und Vertragsänderungen sind rechtlich geregelt und gehören zur Personalabteilung.
Gilt das alles auch für Väter?: Ja, ohne Einschränkung. Gerade bei Vätern wird eine Elternzeit von einigen Monaten oft wie ein langer Urlaub behandelt – ohne Übergabe, ohne Kontaktabsprache, ohne Wiedereinstiegsgespräch. Die Folgen sind dieselben: Aufgaben sind weg, Zugänge gesperrt, das Team hat sich neu sortiert. Der Ablauf gilt unabhängig davon, wer in Elternzeit geht und wie lange.